pilotinfosystem, Auteur à PILOT Information System

Conçu et développé par PILOT Information System, le logiciel de gestion et de planification des interventions pour les professionnels du bâtiment ProjectBTP a été testé et approuvé par la société Jean RIVIERE, leader du secteur plomberie, chauffage, couverture et zinguerie sur le Grand Lyon. Patrice RIVIERE, dirigeant, rend compte de son expérience. (Voir la présentation complète de ProjectBTP)

Pourriez-vous nous décrire votre activité ?

L’entreprise à été créée à Lyon en 1961 par Jean et Nicole RIVIERE. A l’origine entreprise artisanale de plomberie, couverture et zinguerie employant une douzaine de personnes, Jean RIVIERE c’est aujourd’hui un chiffre d’affaire de 4 millions d’euros, 1000 clients actifs en moyenne, 42 professionnels et un nom reconnu sur toute la couronne lyonnaise.

Mon frère Lionel et moi-même avons repris en 1999 les rênes de l’entreprise, dont nous avons peu à peu développé l’éventail de compétences. Nous sommes désormais capables d’intervenir sur les chantiers les plus pointus de plomberie, chauffage, couverture et zinguerie, mais également sur les secteurs de la climatisation, de l’énergie solaire ou photovoltaïque et de la ventilation. Nous avons aussi un service dépannage plomberie 7/7 et couverture performant.

Jean RIVIERE est donc une PME du BTP en plein essor, qui reste néanmoins une entreprise familiale où la confiance, le conseil et la qualité du travail sont des valeurs fondamentales.

Quelles étaient les motivations à l’origine de votre projet ?

Les entreprises du BTP, dont le quotidien est fait d’interventions au déroulement et aux paramètres spécifiques, ont en commun un fort besoin d’organisation et de planification. Chez Jean RIVIERE, ce besoin a été notamment mis en évidence dans le cadre de nos partenariats avec des régies, syndics d’immeuble et clients divers, très demandeurs de petites interventions courtes, notamment pour des travaux de plomberie. Elles impliquent pour nous de traiter avec des particuliers – et donc de nous adapter à leurs disponibilités – ainsi que d’assurer un suivi important et complexe.

A l’origine, ces interventions étaient enregistrées sur papier et rangées dans des classeurs : une méthode lourde et fastidieuse, d’où l’idée de passer à l’outil informatique. Problème : toutes les solutions logicielles existantes étaient soit réservées à un usage administratif et donc absolument pas adaptées à notre projet, soit très coûteuses car calibrées pour des entreprises de fortes dimensions.

Nous avons alors fait appel à l’un de nos prestataires, PILOT Information System, une entreprise qui nous ressemble : dynamique, innovante, locale. Plutôt que de se limiter à notre projet, PILOT nous a alors proposé un partenariat pour développer un logiciel de gestion et de planification des interventions qui répondrait non seulement à nos besoins, mais plus généralement à ceux de l’ensemble des professionnels du BTP. Nous avons aussitôt accepté. Un an plus tard, ProjectBTP était né.

Quel est votre bilan du projet ?

ProjectBTP a dépassé nos attentes. Aujourd’hui, c’est pour nous l’assurance qu’une intervention aura bien lieu et dans les meilleures conditions. Grâce à cet outil, nous pouvons répertorier et renseigner chaque demande d’intervention, créer des dossiers par affaire, gérer un planning complexe sans aucune difficulté, maîtriser le plan de charge des intervenants… Bref, gérer et planifier chaque aspect de nos activités.

Dès le lancement du projet, Pilot a été à nos côtés pour développer un logiciel complet, intuitif et adapté aux spécificités du BTP. Durant six mois après la sortie de la première mouture de ProjectBTP, nous avons travaillé ensemble à la mise au point et au perfectionnement de l’outil, à l’ajout de fonctionnalités auxquelles nous n’avions pas pensé à l’origine et à tester le produit en profondeur. Résultat : Project BTP est aujourd’hui un produit stable et performant. Il est utilisé au quotidien depuis près d’un an.

Côté prise en main, le bilan est également très satisfaisant. PILOT a formé le personnel concerné à l’utilisation de ProjectBTP (dix postes installés). L’une des qualités fortes du logiciel étant son ergonomie et son interface intuitive, notre personnel a pu prendre en main l’outil efficacement et très rapidement.

Quelles sont les perspectives d’évolution de la solution ?

De nombreux projets d’évolutions sont déjà dans les cartons, et nous sommes très enthousiastes à l’idée de pouvoir bénéficier de ces nouveautés.

Il est notamment question d’inclure une gestion approfondie des équipements.

La gestion de calendrier devrait également être affinée pour tenir compte du cadre d’emploi des collaborateurs et de leurs disponibilités (temps partiel, alternance, apprentissage, congés, formations…) : un avantage conséquent lorsque l’on connaît les contraintes sensibles du BTP en la matière.

En un mot, ProjectBTP offre une solution simple et performante pour les problèmes du présent, et anticipe ceux qui pourront se présenter dans le futur : une qualité importante dans un secteur aussi riche en évolutions que le nôtre.

Gérer et planifier chaque intervention de façon optimale, affecter efficacement les ressources, classer simplement toutes les pièces des dossiers techniques : c’est désormais possible grâce à ProjectBTP, le logiciel de gestion et de planification spécialement conçu et développé par PILOT Information System pour les professionnels du BTP. Quelle que soit la nature de vos activités, quelle que soit l’importance des chantiers, ProjectBTP est l’outil adapté à vos besoins.

Créé et perfectionné en partenariat avec Jean RIVIERE, professionnel du bâtiment, ProjectBTP est un outil calibré pour vos besoins et dont l’efficacité a été démontrée par l’expérience : « ProjectBTP a dépassé nos attentes. Aujourd’hui, c’est pour nous l’assurance qu’une intervention aura bien lieu et dans les meilleures conditions », affirme Patrice RIVIERE, dirigeant de la PME lyonnaise référence du secteur plomberie chauffage. (Voir le testimonial complet de Patrice RIVIERE)

Identifier, qualifier, classer, …

Il est tout d’abord nécessaire de renseigner les ressources de l’entreprise : ProjectBTP répertorie et de qualifie tous les intervenants et collaborateurs, leurs coordonnées et qualification. Il est aussi possible de définir des équipes et de leur affecter des intervenants.

ProjectBTP permet ensuite de créer des fiches Client, contenant les informations d’identification, de qualification et de localisation ainsi que les éventuels interlocuteurs et leurs coordonnées. Il est possible de gérer ainsi tous les types de client : particulier, entreprise, régie ou organisme public, personne physique ou morale.

Puis, chaque affaire à traiter (travaux, dépannage, …) fait l’objet d’un dossier rattaché au client.
Ces dossiers contiennent en premier lieu l’ensemble des informations décrivant précisément le contexte d’intervention : références du client, références internes, objet et nature du dossier, localisation du site et accès à la zone d’intervention, interlocuteurs, … .
Mais ils permettent également de stocker et de classer l’ensemble des documents (numérisés) afférents à l’opération, qu’il s’agisse de pièces techniques (courrier, mail, photos, plan…) ou administratives (commande client, devis, factures, attestation TVA…) pouvant, si besoin, être récupérées du logiciel de gestion (BATIGEST ou autre).
Enfin, les dossiers comportent des informations de pré-affectation et d’avancement de l’affaire.

Votre planning en un coup d’œil

Mais l’intérêt de ProjectBTP ne se limite évidemment pas à gérer les informations relatives aux interventions : le logiciel permet d’établir un planning détaillé des interventions, à partir duquel il est possible d’avoir accès en un clic à toutes les données relatives à chaque intervention.

Tous les types d’interventions peuvent figurer sur le planning, qu’il s’agisse d’une opération avant-vente (une visite pour devis par exemple), d’une intervention courte (comme un dépannage) ou d’un chantier de plus ou moins grande envergure. Pour les différencier, il est possible de personnaliser les éléments de planning par des couleurs (fond haut, fond bas et police), qui peuvent être prédéfinies ou spécifiées lors de la création d’un élément. Le planning peut également être affiché selon différentes vues, par dossier, intervenant, équipe, type d’équipe ou encore activité et sur une période définie.

Autre avantage : lorsqu’un élément du planning est créé, ProjectBTP ne propose de lui affecter que les intervenants et les ressources répertoriées comme disponibles et vous protège ainsi des erreurs d’affectation. Il est également possible d’afficher l’ensemble des ressources de l’entreprise, disponibles ou non.

Toutes ces informations sont condensées dans la fiche d’intervention individuelle, qui peut être imprimée selon différents critères (intervenant, équipe, …) et communiquée par exemple aux intervenants concernés, qui disposeront ainsi de toutes les informations nécessaires pour mener à bien leur mission.

La possibilité d’allouer des tâches

Les actions réalisées dans le cadre d’un dossier mais en dehors des interventions à proprement parler peuvent également être planifiées efficacement, par la création et l’affectation de tâches. Une tâche peut être de toute nature (administrative, commerciale, …) et de tout type (déclaration préalable, prise de rdv, …). Elle est située dans le temps et obligatoirement affectée à un intervenant. De plus, lorsque ce dernier est lui-même utilisateur de ProjectBTP, l’application génère un rappel automatique des tâches qu’il doit faire à l’ouverture de sa session.

Générez votre plan de charge instantanément

Autre outil de planification propre à ProjectBTP, l’affichage du Plan de charge permet de visualiser graphiquement la charge des intervenants sur une période donnée. Il est donc possible d’identifier les périodes de sous-emploi ou de surcharge et de connaître en un coup d’œil les disponibilités de chaque intervenant. Le plan de charge peut lui aussi être affiché par dossier, intervenant, équipe, type d’équipe ou activité.

Le système proposé par ProjectBTP est donc à la fois polyvalent et hautement configurable, pour répondre efficacement aux besoins d’organisation et de planification des interventions ponctuelles simples comme des chantiers complexes et de longue durée.

« Les entreprises du BTP, dont le quotidien est fait d’interventions au déroulement et aux paramètres spécifiques, ont en commun un fort besoin d’organisation et de planification », constate Patrice RIVIERE. Ces besoins et paramètres, ProjectBTP les prend en compte par un système intuitif et adapté à chaque type d’actions et d’interventions à réaliser.

Une ergonomie optimale pour une prise en main rapide

Reste une crainte répandue et légitime face à l’outil informatique : est-il adapté aux utilisateurs débutants ? Les intervenants devront-ils perdre un temps précieux en formations ? Pour répondre à ce besoin de simplicité, PILOT a développé ProjectBTP dans le souci de fournir une interface conviviale et accessible à tous.

« L’une des qualités fortes du logiciel étant son ergonomie et son interface intuitive, notre personnel a pu prendre en main l’outil efficacement et très rapidement », témoigne Patrice RIVIERE. Et pour cause : le fonctionnement des dossiers, du planning et de l’ensemble des fonctionnalités de ProjectBTP est très proche de ce dont l’utilisateur moyen dispose sur son ordinateur familial.

A tous points de vue, ProjectBTP est l’outil simple construit pour résoudre vos problèmes organisationnels les plus complexes.

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« ProjectBTP, c’est l’assurance que l’intervention aura bien lieu et dans les meilleures conditions. » – Rencontre avec Patrice RIVIERE, dirigeant de la société Jean RIVIERE.